Kako vodim projekte u komercijali i neprofitnom sektoru
Kada ljudi čuju „Project Manager“, pomisle na sastanke i rokove. Kada čuju „Data Analyst“, pomisle na grafikone i brojeve. Retko ko povezuje te dve uloge. Ja sam ih živeo paralelno kroz vođenje projekata u komercijali i kroz budžetirane programe u Resursnom centru za marginalizovane grupe. U ovom tekstu pišem isključivo iz prakse: kako sam vodio projekte, raspoređivao budžete i pratio podatke.
Retko ko povezuje te dve uloge u istoj osobi. Ja sam ih živeo paralelno – kroz godine rada na komercijalnim projektima u okviru svoje agencije, ali i kroz budžetirane projekte u neprofitnom sektoru, tačnije kroz Resursni centar za marginalizovane grupe.
I ovde želim da budem potpuno jasan: to nisu bile volonterske akcije. To su bili ozbiljni, profesionalni projekti sa definisanim budžetima, jasnim rokovima, ugovornim obavezama i – što je najvažnije – sa stvarnom odgovornošću prema korisnicima i donatorima.
U ovom tekstu neću pisati o teoriji. Pisaću o onome što sam naučio radeći – kako da se budžet ne prekorači, kako da se podaci ne lažu sami sebi i zašto verujem da svaki projekat danas treba da ima i PM i data analitiku u sebi.
Šta zapravo znači biti Project Manager na budžetiranom projektu
Projekti sa budžetom nisu isto što i „radi se šta stigne“. Kod njih svaka stavka ima svoju cenu, a svako kašnjenje povlači za sobom ili dodatne troškove ili – u neprofitnom sektoru – rizik da se ne ispune obećanja i obaveze prema donatorima.
Kroz svoj rad vodio sam više vrsta projekata:
Komercijalni projekti – izrada web stranica, digitalni marketing, sistemizacija poslovanja za male i srednje firme. Ovde je budžet dogovoren unapred, a moj zadatak je da tim stigne u rok i da klijent bude zadovoljan bez prekoračenja satnice.
Projekti u neprofitnom sektoru – kroz Resursni centar za marginalizovane grupe, učestvovao sam u vođenju programa koji su finansirani od strane domaćih, a i radio honorarno i na međunarodnim projektima. To su projekti sa tačno određenim budžetima po aktivnostima, sa striktnom finansijskom i narativnom dokumentacijom koja se podnosi na kvartalnom ili završnom nivou.
Razlika između ova dva sveta postoji, ali je jedna stvar zajednička: budžet se ne sme prekoračiti, a rokovie ne treba probiti. Bez toga nema ni drugog projekta, ni poverenja, ni održivosti.
Gde nastupa Data Analyst – i zašto je to ključno
Projekat bez podataka je kao vožnja sa zatvorenim očima. Ne znate da li kasnite, da li trošite previše, da li uopšte idete ka cilju.
Zato sam paralelno sa vođenjem projekata razvijao (i učio) i veštine data analize. Ne iz hira – već zato što su me projekti to primorali.
Na jednom komercijalnom projektu, klijent je tražio nedeljni izveštaj o utrošku sati po fazama. Na jednom neprofitnom projektu, donator je tražio dokaz da smo 85% budžeta potrošili direktno na korisnike, a ne na administraciju.
Bez sistema za prikupljanje i tumačenje podataka – te zahteve ne biste mogli da ispunite.
Evo gde se data analitika najviše dodiruje sa projektnim menadžmentom u mom iskustvu:
- Praćenje napretka – ne na osnovu osećaja, već na osnovu brojeva: koliko je zadataka završeno u odnosu na plan, koliko sati je utrošeno, da li smo na začelju ili ispred roka
- Identifikacija blokada – koja faza se najčešće odužava? Koji član tima stalno kasni sa svojim delom? Gde se stvara najveće usko grlo?
- Alokacija resursa – da li previše budžeta odlazi na sastanke, a premalo na izradu? Treba li preraspodeliti sredstva tokom trajanja projekta?
- Izveštavanje – bilo da je u pitanju klijent koji je platio uslugu ili donator koji finansira društveni program, izveštaj mora biti jasan, pregledan i – iznad svega – istinit
Kada spojite PM i data analitiku, prestajete da reagujete na haos. Počinjete da ga predviđate i sprečavate.
Šta sam naučio – i šta mogu da prenesem drugima
Nakon više godina vođenja različitih projekata (komercijalnih i onih sa budžetom donatora), izvukao sam nekoliko čvrstih principa koji su mi postali okosnica.
Princip 1: Podaci ne lažu – ali ih treba znati postaviti
Najbolji izveštaj nije onaj sa najviše grafikona. Najbolji izveštaj je onaj koji pokazuje:
- Gde smo bili (plan)
- Gde smo sad (trenutno stanje)
- Koliko nam još treba do cilja (projekcija)
Ako to možete da pokažete na jednoj strani – klijent (ili donator) će vam verovati.
Princip 2: Projektni menadžment nije birokratija
Neko misli da je PM uloga skupljanje potpisa i popunjavanje formulara. Nije.
Projektni menadžment je umetnost da se ljudi usmere, prepreke uklone, a resursi rasporede tako da projekat stigne na cilj. To ponekad znači reći „ne“ klijentu. Ponekad znači preraspodeliti budžet tokom projekta. Ponekad znači stati iza svog tima kada nešto krene po zlu.
Bez toga – nema projekta.
Princip 3: Kombinacija PM i data analitike štedi vreme i živce
Kada sam i project manager i data analyst na istom projektu, ne moram da čekam da mi neko drugi pripremi brojeve. Ja ih već imam.
To znači da:
- Nedeljni sastanak sa klijentom traje 20 minuta umesto 60, jer već imam pripremljene podatke
- Kada klijent pita „gde smo“, ne mlatim praznu slamu – otvorim dashboard i pokažem
- Kada donator traži reviziju, mogu da mu dostavim dokumentaciju za 24 sata
Ovo ne znači da svako treba da bude obe uloge. Ali znači da svaki projekat – bilo da je komercijalan ili društveno koristan – treba da ima osobu koja gleda i zadatke i brojeve.
Princip 4: Budžet nije samo broj – on je obećanje
U komercijalnim projektima, prekoračenje budžeta znači manju zaradu ili gubitak. U neprofitnim projektima, prekoračenje budžeta može značiti da ne možete da isplatite edukatore, da morate da otkažete radionicu ili – u najgorem slučaju – da vrate donatoru sredstva.
Zato se prema budžetu odnosim kao prema obećanju. Ako sam obećao da ću 60% sredstava potrošiti na direktne aktivnosti sa korisnicima – to će se i desiti. Ne „otprilike“. Ne „ako ostane“. Desiće se tačno tako.
To zahteva disciplinu. A disciplina se, opet, oslanja na podatke.
Zašto ovo pišem i šta nudim
Zato danas, pored Fractional CMO uloge kroz koju pomažem kompanijama da izgrade marketing sisteme, otvoren sam i za angažmane kao:
Project Manager – preuzimanje celog projekta od A do Š: planiranje, tim, budžet, rizici, isporuka, zatvaranje.
Data Analyst za projekte – uspostavljanje sistema za praćenje (bilo da je u pitanju Google Sheets, ProjectFlow, ili neki drugi alat), redovno izveštavanje, identifikacija blokada, optimizacija troškova.
Kombinovana uloga – jedno mesto gde se vode zadaci, prate podaci i isporučuju rezultati.
Iskustvo koje nosim kroz komercijalne projekte i kroz budžetirane programe u Resursnom centru za marginalizovane grupe nije teorijsko. To su projekti koji su prošli revizije, zadovoljili donatore i – što je najvažnije – ostavili stvarni uticaj.
Ako imate projekat koji vam se otegao, ako nemate jasan uvid u to gde zapravo stojite, ili ako jednostavno želite da neko preuzme odgovornost umesto vas – javite se.
Pogledaćemo podatke, srediti rokove, rasporediti budžet i pokrenuti stvari.
Kako dalje?
Pišite mi na slobamiric@gmail.com ili direktno preko kontakt forme na sajtu.
Pozovite me na kratak razgovor (do 15 minuta) – bez obaveze.Projekti ne moraju da budu haotični. Dovoljno je da neko ko zna šta radi sedne i uvede red.
Napišite odgovor ili komentar