Project Management as a Service: kada vam treba vođenje projekta, ali ne i novi zaposleni?
Najskuplji projekti nisu uvek oni sa najvećim budžetom. Ponekad su to projekti u kojima svi nešto rade, ali niko nije odgovoran za celinu.
Dizajner čeka materijal. Programer čeka odluku. Marketing čeka da sajt bude završen. Saradnici imaju svoje zadatke, ali nemaju potpunu sliku. Direktor ili vlasnik firme pokušava da između svojih redovnih obaveza poveže sve učesnike, proveri rokove i utvrdi zbog čega projekat ponovo kasni.
Problem najčešće nije u tome što ljudi ne rade svoj posao. Problem je što između pojedinačnih zadataka ne postoji dovoljno jasna veza.
Postoji projekat, postoji tim, postoji budžet, ali ne postoji jedna osoba koja je odgovorna da sve te delove poveže i dovede projekat do završetka.
Tu dolazimo do modela koji se zove Project Management as a Service.
Šta je Project Management as a Service?
Project Management as a Service, skraćeno PMaaS, predstavlja mogućnost da kompanija ili organizacija angažuje projektnog menadžera za konkretan projekat i određeni period, bez potrebe da zapošljava još jednu osobu na neodređeno vreme.
To može biti pokretanje novog sajta, razvoj digitalne platforme, marketinška kampanja, organizacija edukativnog programa ili projekat koji uključuje više partnera, saradnika i izvođača.
Organizacija već može imati ljude koji će raditi pojedine delove posla. Ono što joj nedostaje jeste neko ko će preuzeti odgovornost za celinu:
- definisati šta projekat treba da postigne
- napraviti realan plan
- podeliti zadatke i odgovornosti
- povezati članove tima
- pratiti rokove i budžet
- prepoznati probleme pre nego što postanu ozbiljni
- redovno izveštavati klijenta, upravu ili donatora
- dovesti projekat do završetka.
Za razliku od klasičnog konsultanta, koji najčešće analizira situaciju i daje preporuke, Project Manager u ovom modelu ostaje uključen u realizaciju. Ne završava posao predajom dokumenta sa savetima, već učestvuje u sprovođenju plana i prati projekat do dogovorenog rezultata.
U međunarodnoj praksi PMaaS se upravo tako predstavlja: kao fleksibilan pristup stručnom vođenju projekta onda kada je organizaciji potreban, bez troškova i procesa formiranja stalnog internog PM tima.
Kada je kompaniji potreban eksterni Project Manager?
Nije svakom projektu potreban poseban Project Manager. Mali zadatak koji obavlja jedna osoba nema smisla pretvarati u složen sistem upravljanja.
Potreba nastaje kada projekat počne da zavisi od više ljudi, rokova, odluka i međusobno povezanih aktivnosti.
Postoji nekoliko prilično jasnih znakova.
Svi učestvuju, ali niko ne upravlja celinom
Svaki član tima može kvalitetno obavljati svoj deo posla, a da projekat ipak kasni. To se dešava kada niko nema potpun pregled i ovlašćenje da povezuje različite delove projekta.
Direktor postaje Project Manager pored svog redovnog posla
U manjim kompanijama i organizacijama ovu ulogu često preuzima direktor, vlasnik ili rukovodilac programa. On proverava zadatke, juri materijale, zakazuje sastanke i pokušava da utvrdi gde je došlo do zastoja.
Na kraju veliki deo njegovog vremena odlazi na operativnu koordinaciju, umesto na odluke kojima bi trebalo da se bavi.
Informacije su razbacane na više mesta
Jedan deo komunikacije nalazi se u mejlovima, drugi u različitim grupama za dopisivanje, treći u dokumentima, a rokove svako vodi na svoj način.
Kada treba odgovoriti na jednostavno pitanje – šta je završeno, šta kasni i ko je za to odgovoran – niko nema potpun odgovor.
Rokovi se stalno pomeraju
Pomeranje roka ponekad je opravdano. Problem nastaje kada se rokovi menjaju bez jasnog razloga, procene posledica i novog plana.
Jedno kašnjenje tada pokreće drugo, a završetak projekta postaje sve neizvesniji.
Klijent ili donator traži jasno izveštavanje
Kod komercijalnih i neprofitnih projekata nije dovoljno samo uraditi posao. Potrebno je dokumentovati aktivnosti, potrošnju budžeta, rezultate i ostvarene pokazatelje.
Ako se podaci prikupljaju tek pred kraj projekta, izveštavanje postaje poseban problem.
Šta Project Manager konkretno preuzima?
Project Management as a Service ne znači dodavanje još jedne osobe koja će organizovati sastanke i slati podsetnike. Suština usluge je preuzimanje odgovornosti za organizaciju i tok projekta.
Moj angažman može obuhvatiti:
- definisanje cilja, obima i očekivanih rezultata
- izradu projektnog plana i ključnih vremenskih tačaka
- koordinaciju internog tima, saradnika i izvođača
- praćenje budžeta i rokova
- upravljanje rizicima i promenama
- organizovanje dokumentacije i komunikacije
- nedeljno ili mesečno izveštavanje
- pripremu podataka za klijenta ili donatora
- zatvaranje projekta i završnu dokumentaciju.
Obim angažmana zavisi od samog projekta. Nekome je potreban Project Manager od početne ideje do završne isporuke. Druga organizacija već ima započet projekat, ali joj je potreban neko ko će ga preuzeti, reorganizovati i vratiti na pravi put.
Transparentnost nije još jedan izveštaj
Jedan od problema u vođenju projekata jeste to što klijent često nema jasan pregled dokle se stiglo. Dobija povremena objašnjenja, ali ne vidi celinu.
Zbog toga u svom radu koristim ProjectFlow management i druge odgovarajuće sisteme za praćenje projekta. Cilj nije da klijentu uvedem još jedan komplikovan alat, već da mu omogućim jednostavan pregled:
- trenutnog statusa projekta
- završenih i otvorenih zadataka
- odgovornih osoba
- dogovorenih rokova
- blokada i rizika
- budžeta i važnih pokazatelja.
Alat sam po sebi ne upravlja projektom. On samo omogućava da informacije budu vidljive i dostupne. Odgovornost Project Managera je da te informacije pretvori u odluke i konkretne naredne korake.
Za koje projekte je ova usluga namenjena?
Moje iskustvo je prvenstveno vezano za digitalne, komunikacione i edukativne projekte.
To mogu biti:
- izrada ili redizajn poslovnog sajta
- razvoj internet platforme
- organizacija marketinške kampanje
- produkcija sadržaja, videa ili podcasta
- realizacija edukativnog programa
- koordinacija više spoljnih izvođača
- projekti organizacija civilnog društva
- programi sa budžetom, partnerima i obavezom izveštavanja.
Kod izrade sajta, na primer, nije dovoljno samo angažovati dizajnera i programera. Potrebno je definisati strukturu, prikupiti sadržaj, uskladiti dizajn sa poslovnim ciljevima, pratiti razvoj, testirati funkcionalnosti, pripremiti sajt za objavljivanje i obučiti ljude koji će ga koristiti.
Sajt je tehnički proizvod, ali je njegova izrada istovremeno i projekat.
Project Management nije nova usluga koju sam izmislio
Godinama sam mislio da radim više različitih poslova.
Pravio sam sajtove, organizovao obuke, koordinirao predavače i saradnike, učestvovao u kampanjama, razvijao digitalne platforme i radio na projektima organizacija. Svaki od tih poslova posmatrao sam kao zasebnu oblast.
Tek kasnije sam shvatio da se kroz sve njih ponavlja isti obrazac: trebalo je povezati ideju, ljude, zadatke, rokove, budžet i očekivani rezultat.
Drugim rečima, vodio sam projekte mnogo pre nego što sam svoj posao počeo da predstavljam na taj način.
Project Management as a Service zato nije nagla promena profesije niti pokušaj da postojećim uslugama samo dodam novi naziv. To je preciznije definisanje onoga što godinama radim: preuzimam odgovornost da se različiti delovi projekta povežu i da posao ne ostane između ideje i realizacije.
Kako izgleda saradnja?
Saradnja počinje kratkim razgovorom o projektu.
Potrebno je da razumem:
- šta želite da postignete
- u kojoj fazi se projekat trenutno nalazi
- ko je uključen u njegovu realizaciju
- koji su rokovi i raspoloživi budžet
- gde se trenutno nalaze najveće prepreke
- šta očekujete od Project Managera.
Nakon toga definišemo obim mog angažmana, način komunikacije, odgovornosti, dinamiku izveštavanja i očekivane rezultate.
Saradnja može obuhvatiti ceo projekat ili samo njegov određeni deo. Cena zavisi od trajanja, složenosti, broja učesnika i nivoa odgovornosti koji preuzimam.
Project Manager nije dodatni sloj između vas i tima
Loše postavljen projektni menadžment može stvoriti više sastanaka, tabela i administracije nego stvarnih rezultata. To nije cilj ove usluge.
Dobar Project Manager treba da pojednostavi komunikaciju, smanji broj nejasnih situacija i omogući ljudima da rade svoj posao.
Klijent ne treba da bude isključen iz projekta, ali ne treba ni svakodnevno da proverava svaki zadatak. Potreban mu je jasan pregled, pravovremene informacije i osoba kojoj može postaviti pitanje i dobiti konkretan odgovor.
Nekada projektu nije potreban još jedan dizajner, programer ili marketinški stručnjak. Potrebna mu je osoba koja će povezati stručnjake koji su već tu.
Imate projekat, ali nemate osobu koja će ga voditi?
Ako vaša kompanija ili organizacija pokreće novi digitalni projekat, razvija sajt ili platformu, realizuje program sa više učesnika ili pokušava da vrati postojeći projekat pod kontrolu, Project Management as a Service može biti rešenje.
U razgovoru od 15 minuta možemo proceniti u kojoj fazi se projekat nalazi, šta mu trenutno nedostaje i da li mogu da preuzmem njegovo vođenje.
Napišite odgovor ili komentar